W sierpniu 2017 r. Komisja Europejska opublikowała Rozporządzenie wprowadzające nowe brzmienie załączników I, II oraz III do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS). Pisaliśmy o tym w Newsletterze Morskim Gospodarka Morska z dnia 8 listopada 2017 r.
Rozporządzenie Komisji (UE) 2017/1505 z dnia 28 sierpnia 2017 r. zmieniające załączniki I, II i III do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS) zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 29 sierpnia 2017 r. a weszło w życie z dniem 18 września 2017 r.

W ślad za Rozporządzeniem 2017/1505, Komisja Europejska opublikowała kolejne akty prawne regulujące kwestie dotyczące EMAS są to (w kolejności ich ogłaszania przez KE):

1. Decyzja Komisji (UE) 2017/1508 z dnia 28 sierpnia 2017 r. w sprawie dokumentu referencyjnego dotyczącego najlepszych praktyk zarządzania środowiskowego, sektorowych wskaźników efektywności środowiskowej oraz kryteriów doskonałości dla sektora produkcji żywności i napojów na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS),

2. Decyzja Komisji (UE) 2017/2285 z dnia 6 grudnia 2017 r. zmieniająca przewodnik użytkownika, w którym określa się działania konieczne do uczestnictwa w EMAS, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS),

3. Decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2017/2286 z dnia 6 grudnia 2017 r. w sprawie uznania wymogów systemu zarządzania środowiskowego Eco-Lighthouse za spełniające odpowiednie wymogi systemu ekozarządzania i audytu (EMAS) zgodnie z art. 45 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS).

Zgodnie z intencją prawodawcy, organizacje wdrażające i utrzymujące system EMAS powinny otrzymywać dodatkowe informacje i wytyczne dotyczące działań koniecznych do uczestnictwa w nim. Te informacje i wytyczne są aktualizowane na podstawie doświadczeń zdobytych w trakcie realizacji EMAS i w odpowiedzi na zapotrzebowanie na dodatkowe wytyczne, stąd też do Rozporządzenia 2017/1505 opublikowane zostały wymienione powyżej decyzje.

Decyzja 2017/1508

Ww. decyzja dotyczy efektywności środowiskowej działań sektora produkcji żywności i napojów, w tym MŚP. Decyzja dotyczy zatem wszystkich przedsiębiorstw należących do kodów NACE 10 i 11 oraz niektórych podsektorów, w tym m.in.: przetwórstwa kawy, produkcji piwa, wyrobu serów czy też produkcji win gronowych.

Organizacje zarejestrowane w EMAS w sektorze produkcji żywności i napojów mają obowiązek stosować postanowienia niniejszej decyzji przy opracowywaniu i wdrażaniu systemów zarządzania środowiskowego m.in. do celów sprawozdawczości oraz podawać w swojej deklaracji środowiskowej w jaki sposób stosują najlepsze praktyki zarządzania środowiskowego. Ponadto, jakie kryteria doskonałości uwzględniają w ocenie efektów działalności środowiskowej. Poza tym, organizacje powinny podawać czynniki związane z tymi efektami. Powinny także stosować odpowiednie dla sektora wskaźniki efektywności środowiskowej opisane w tej decyzji m.in. dotyczące opakowań, zużycia energii, emisji gazów cieplarnianych (CO2), zużycia wody, używania środków chemicznych, wytwarzania ścieków, czy też wytwarzania odpadów żywnościowych.  

Decyzja 2017/1508 została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 28 sierpnia 2017 r. natomiast weszła w życie z dniem 28 listopada 2017 r.  

Decyzja 2017/2285 – omówienie

Niniejsza decyzja wprowadza przewodnik użytkownika EMAS. W przewodniku przedstawiono główne elementy i kroki, jakie powinna podjąć organizacja zamierzająca uczestniczyć w systemie. Celem dokumentu jest zwiększenie ogólnego uczestnictwa w systemie zarządzania EMAS, poprzez ułatwienie organizacjom przystępowania do systemu. Komisja przyjęła niniejszy przewodnik użytkownika w celu zapewnienia dodatkowych informacji wyjaśniających działania konieczne do uczestnictwa w EMAS.

Decyzja Komisji (UE) 2017/2285 z dnia 6 grudnia 2017 r. zmienia brzmienie załącznika przyjętego na mocy decyzji Komisji 2013/131/UE z dnia 4 marca 2013 r. ustanawiającej przewodnik użytkownika, w którym określa się działania konieczne do uczestnictwa w EMAS, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie.

Przewodnik użytkownika obejmuje następujące etapy wdrażania EMAS:

1) przegląd środowiskowy – który stanowi pierwszy etap prawidłowego wdrażania EMAS. Polega on na przeprowadzeniu szczegółowej analizy struktury wewnętrznej i działalności organizacji. Celem jest zidentyfikowanie aspektów środowiskowych związanych z wpływem na środowisko. Przegląd jest podstawą do utworzenia formalnego systemu zarządzania środowiskowego. Przegląd środowiskowy oznacza wstępną, kompleksową analizę aspektów środowiskowych, wpływu na środowisko i efektów działalności środowiskowej związanych z działalnością, produktami i usługami organizacji. Aspekt środowiskowy oznacza natomiast składnik działalności, produktów lub usług organizacji, który wpływa lub może wpływać na środowisko. Aspekty środowiskowe mogą być powiązane z nakładami (np. zużycie surowców i energii) lub z rezultatami (emisje do powietrza, wytwarzanie odpadów itp.).

Procedura przeprowadzania przeglądu środowiskowego obejmuje:

- zidentyfikowanie aspektów środowiskowych wynikających z ich procesów produkcyjnych, działalności lub usług oraz
- określenie kryteriów oceny znaczenia tych aspektów. Kryteria muszą być kompleksowe i musi być możliwa ich niezależna weryfikacja.

2) system zarządzania środowiskowego – wypracowanie, przyjęcie i udokumentowanie zakresu systemu zarządzania środowiskowego
System zarządzania środowiskowego oznacza część ogólnego systemu zarządzania, która obejmuje strukturę organizacyjną, czynności planowania, zakres odpowiedzialności, praktyki, procedury, procesy i zasoby służące rozwijaniu, wdrażaniu, osiąganiu, przeglądowi i utrzymaniu polityki środowiskowej oraz zarządzaniu aspektami środowiskowymi. W pierwszej kolejności organizacja musi określić i udokumentować zakres swojego systemu zarządzania środowiskowego. Każdy obiekt, który ma być objęty rejestracją w EMAS musi spełnić wszystkie wymogi EMAS.

W ramach systemu zarządzania środowiskowego, organizacje przyjmują politykę środowiskową, która oznacza ogólne zamiary i kierunek działania organizacji w odniesieniu do efektów jej działalności środowiskowej, w kształcie wyrażonym formalnie przez najwyższe kierownictwo. Polityka środowiskowa stwarza więc ramy dla działania oraz wyznaczenia celów i zadań środowiskowych. Polityka środowiskowa stanowi ramy działań oraz ramy wyznaczenia strategicznych celów i zadań środowiskowych. Musi być przejrzysta oraz musi odnosić się do głównych priorytetów, w oparciu o które można dalej doprecyzować szczególne cele i zadania.

Z polityki środowiskowej wynikają cele i zadania środowiskowe. Cel środowiskowy oznacza ogólny cel środowiskowy wynikający z polityki środowiskowej, jaki organizacja wyznacza sobie do osiągnięcia, i który jest, w miarę możliwości, określony ilościowo. Kolejnym etapem, po określeniu celów, jest ustanowienie dla nich właściwych zadań środowiskowych. Zadanie środowiskowe oznacza szczegółowy wymóg efektywności, wynikający z celów środowiskowych, mający zastosowanie do organizacji lub jej części, który należy określić i spełnić, aby osiągnąć te cele.

Następnie, organizacja opracowuje program środowiskowy. Oznacza on opis działań, obowiązków i środków, podjętych lub zaplanowanych dla osiągnięcia celów i zadań środowiskowych wraz z określeniem terminów ich osiągnięcia. Program środowiskowy jest narzędziem pomagającym organizacji w codziennym planowaniu i wdrażaniu ulepszeń. Powinien on być aktualny i na tyle szczegółowy, aby przedstawiać postęp w realizacji zadań. W programie należy sprecyzować, kto jest odpowiedzialny za osiągnięcie celów i realizację zadań.
System zarządzania środowiskowego musi zostać skutecznie wdrożony. Aby mogło to nastąpić, najwyższe kierownictwo musi być gotowe zapewnić zasoby i struktury organizacyjne konieczne do wsparcia systemu. Obejmują one zasoby ludzkie ich szczególne umiejętności, infrastrukturę organizacyjną, technologię oraz zasoby finansowe.

Kluczowym elementem dla skutecznego wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego zarejestrowanego w EMAS jest także dobra dwustronna komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna. Organizacja musi uznać konieczność oraz wartość komunikowania się z zainteresowanymi stronami na temat kwestii środowiskowych. Jest także zobowiązana udostępnić publicznie deklarację środowiskową. Wewnętrzna komunikacja powinna odbywać się w obu kierunkach (góra-dół i dół-góra). Można ją prowadzić za pośrednictwem intranetu, broszur, publikacji wewnętrznych, biuletynów informacyjnych, skrzynek wniosków i zapytań, spotkań, tablic informacyjnych itp. Przykładami skutecznej komunikacji zewnętrznej są deklaracja środowiskowa EMAS, Internet, dni na rzecz określonych działań, komunikaty prasowe, broszury i wykorzystywanie logo EMAS. Deklaracja środowiskowa oznacza wyczerpującą informację udzielaną społeczeństwu i innym zainteresowanym stronom dotyczącą: struktury i działalności, polityki środowiskowej i systemu zarządzania środowiskowego, aspektów środowiskowych i wpływu na środowisko, programu, celów i zadań środowiskowych, efektów działalności środowiskowej i zgodności z mającymi zastosowanie obowiązkami prawnymi dotyczącymi środowiska.

Organizacja musi opracować, wdrożyć i utrzymywać procedurę postępowania w odniesieniu do przypadków i potencjalnych przypadków niezgodności z wymogami EMAS. Procedura powinna uwzględniać m.in.: sposoby identyfikowania i korygowania danego przypadku, oceny konieczności podjęcia działań aby unikać ich ponownego wystąpienia, zapisywania wyników podjętych działań korygujących, wdrażania odpowiednich działań zapobiegawczych w celu uniknięcia takich przypadków.

Organizacja musi również opracować, wdrożyć i utrzymywać procedurę zarządzania swoimi zapisami. Procedura powinna też obejmować takie kwestie jak identyfikowanie, przechowywanie, zabezpieczanie, wyszukiwanie i zachowywanie zapisów przez określony czas i ich likwidację.
W ramach systemu zarządzania środowiskowego istotne jest przeprowadzanie audytów wewnętrznych. Wewnętrzny audyt środowiskowy oznacza systematyczną, udokumentowaną, okresową i obiektywną ocenę efektów działalności środowiskowej organizacji, systemu zarządzania i procesów służących ochronie środowiska.

System zarządzania środowiskowego EMAS musi być zweryfikowany i zwalidowany. Weryfikacja oznacza proces oceny zgodności przeprowadzany przez weryfikatora środowiskowego w celu wykazania czy przegląd środowiskowy, polityka środowiskowa, system zarządzania środowiskowego i wewnętrzny audyt środowiskowy organizacji oraz ich wdrożenie spełniają wymogi rozporządzenia EMAS. Natomiast walidacja oznacza potwierdzenie przez weryfikatora środowiskowego, który przeprowadził weryfikację, że informacje i dane zawarte w deklaracji środowiskowej i zaktualizowanej deklaracji środowiskowej organizacji są rzetelne, wiarygodne i prawidłowe oraz że spełniają wymogi rozporządzenia EMAS.

3) rejestracja - po wdrożeniu i zweryfikowaniu systemu oraz po zwalidowaniu deklaracji środowiskowej EMAS organizacja zwraca się do właściwego organu w celu rejestracji.

W Polsce krajowy rejestr dostępny jest pod adresem: http://emas.gdos.gov.pl/lista-rejestru-emas. System ekozarządzania i audytu (EMAS) w Polsce tworzą:
- minister właściwy do spraw środowiska;
-  Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska;
- Polskie Centrum Akredytacji.

Aby organizacja uzyskała rejestrację w polskim systemie ekozarządzania i audytu (EMAS) powinna:

a) przeprowadzić przegląd środowiskowy;
b) stworzyć efektywny system zarządzania środowiskowego (SZŚ);
c) przeprowadzić wewnętrzny audit środowiskowy;
d) sporządzić i opracować deklarację środowiskową;
e) poddać się weryfikacji przez niezależnego akredytowanego weryfikatora EMAS, którzy uzyskali akredytację Polskiego Centrum Akredytacji (PCA);
f)  złożyć wniosek o rejestrację wraz ze zwalidowaną przez weryfikatora deklaracją środowiskową do Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska
Po zarejestrowaniu, organizacje upoważnione są do stosowania logo EMAS.

4) przejście z innych systemów na EMAS – w tym przypadku procedura przejścia przebiega następująco:
- państwo członkowskie musi przedstawić Komisji pisemny wniosek o uznanie systemu zarządzania środowiskowego lub jego części;
- we wniosku należy przeanalizować i wskazać istotne części systemu zarządzania środowiskowego oraz elementy nawiązujące do EMAS, przedstawiając dowody na równoważność w stosunku do EMAS;
- Komisja przedstawia wniosek komitetowi EMAS;
- w Dzienniku Urzędowym UE publikuje się informacje szczegółowe na temat uznanego systemu zarządzania środowiskowego lub jego części po zatwierdzeniu ich przez Komisję.

Organizacje, które wdrożyły określony, uznany system zarządzania środowiskowego lub jego części, nie muszą powtarzać tych uznanych już części, gdy ubiegają się o EMAS.

5) EMAS dla małych i średnich przedsiębiorstw
Małe organizacje oznaczają:
- mikroprzedsiębiorstwa, małe i średnie przedsiębiorstwa zdefiniowane w zaleceniu Komisji 2003/361/WE z dnia 6 maja 2003 r. dotyczącym definicji mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw; lub
- władze lokalne zarządzające mniej niż 10 000 mieszkańców lub inne władze publiczne zatrudniające mniej niż 250 osób i dysponujące rocznym budżetem nieprzekraczającym 50 mln EUR lub o rocznym bilansie nieprzekraczającym 43 mln EUR, w tym: organy administracji rządowej lub inne organy administracji publicznej lub publiczne organy doradcze na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym, osoby fizyczne lub prawne, które na mocy prawa krajowego sprawują publiczne funkcje administracyjne, obejmujące obowiązki, działania lub usługi związane ze środowiskiem.

MŚP mogą przeprowadzić pełną weryfikację w ciągu czterech zamiast trzech lat. Okres na przeprowadzenie audytu wewnętrznego również można wydłużyć – z jednego roku do dwóch lat. Ta sama zasada ma zastosowanie do deklaracji środowiskowej. Organizacja musi jednak nadal, co roku, przekazywać właściwemu organowi niezwalidowaną, zaktualizowaną deklarację.
 
Decyzja weszła w życie z dniem jej opublikowania tj. z dniem 12 grudnia 2017 roku

Decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2017/2286 – omówienie

W dniu 26 stycznia 2016 r. Norwegia przesłała Komisji pisemny wniosek o uznanie krajowego systemu certyfikacji środowiskowej, Fundacji Eco-Lighthouse (ELH) tj.  systemu zarządzania środowiskowego Eco-Lighthouse. Na mocy decyzji 2017/2286 Komisja uznała części systemu Eco-Lighthouse, które określono w załączniku do decyzji 2017/2286, za spełniające odpowiednie wymogi rozporządzenia (WE) nr 1221/2009.

System ELH cechuje z góry określony zestaw kryteriów, ukierunkowanie na małe organizacje (niewiele przedsiębiorstw zatrudniających więcej niż 250 pracowników, brak przedsiębiorstw przemysłu ciężkiego), nadzorowanie systemu certyfikacji przez Fundację ELH i jego prowadzenie przez gminy. W ramach tego systemu wielu organizacjom o zróżnicowanej wielkości i prowadzącym działalność w różnych sektorach zapewnia się certyfikację środowiskową w oparciu o audyt przeprowadzony przez stronę trzecią. Bazuje on na zestawie kryteriów ogólnych i szczegółowych, które musi spełnić organizacja występująca o certyfikację. Struktura ta różni się od podejścia EMAS, w ramach którego wymaga się wstępnej identyfikacji znaczących aspektów środowiskowych specyficznych dla danej organizacji, co stanowi podstawę wspomagającą wdrażanie systemu zarządzania.

Fundacja ELH obsługuje system i określa wymogi. Ponadto Fundacja ELH pełni funkcję jednostki licencjonującej, która jest odpowiedzialna za szkolenie i zatwierdzanie osób certyfikujących prowadzących działalność w różnych gminach.

Obu systemom tj. EMAS i ELH przyświeca podobny cel ogólny (poprawa efektów działalności środowiskowej organizacji), który osiąga się różnymi metodami. Wymogi nie są identyczne. Niektóre części ELH są częściowo zgodne z odpowiednimi wymogami EMAS, natomiast pozostałe uznano za zgodne z tymi wymogami. Części ELH, które nie są w pełni zgodne z wymogami EMAS, nie można uznać za równoważne.

Na podstawie tej oceny Komisja uznała:

- następujące części Eco-Lighthouse za zgodne z odpowiednimi wymogami EMAS, w tym m.in.: zaangażowanie i udział najwyższego kierownictwa, ustanowienie polityki środowiskowej, strukturę organizacyjną, szkolenie i zaangażowanie pracowników, wymogi w zakresie dokumentacji, sterowanie operacyjne, kontrole, audyt wewnętrzny i działania korygujące, przegląd systemu zarządzania;
- następujące części Eco-Lighthouse za częściowo zgodne z odpowiednimi wymogami EMAS: przeprowadzenie przeglądu środowiskowego, analizę wstępną, zapewnienie zgodności z prawem, komunikację (wewnętrzną i zewnętrzną),

Decyzja 2017/2286 została uchwalona w dniu 6 grudnia 2017 r. a weszła w życie z dniem 8 grudnia 2017 r.

Radca Prawny Mateusz Romowicz

Beata Edyta Madejska - prawnik specjalizujący się w prawie UE

Więcej informacji znajdą Państwo na stronie kancelaria-gdynia.eu ,  www.prawo-korporacyjne.pl