Bez wątpienia, każdy przedsiębiorca jest w stanie sobie wyobrazić lub wręcz przypomnieć własne problemy związane z wadliwym wykonaniem realizowanego kontraktu i czasami bardzo poważne konsekwencje z z tego wynikające.

Przykład 1: Wykonawca przyjął niewielkie zadanie roztoczenia jednego łożyska w bloku silnika o wartości 2000 PLN. Robota została rzetelnie wykonana pod czujnym okiem przedstawiciela zamawiającego. Jednak silnik po kilkunastu godzinach pracy ulega awarii, a statek przerywa rejs i zmuszony jest do nieplanowanego zacumowania w niemieckim porcie. Zamawiający zleca naprawę lokalnej stoczni i – niezależnie od rzeczywistej przyczyny awarii – następnie obciąża wykonawcę odszkodowaniem za naprawę i przestój jednostki w łącznej kwocie ponad 200.000 PLN.

Przykład 2: Wykonawca kładzie powłokę malarską na elemencie offshorowym. Wartość kontraktu to ok. 100.000 PLN, choć po odliczeniu kosztów materiału i pracowników, dochód wykonawcy nie jest wyższy niż 15 % zawartej umowy. Po kilku miesiącach zamawiający pisze mejla, że z niewiadomych przyczyn farba miejscowo zaczyna się łuszczyć lub odpadać i pyta, czy wykonawca ma brygadę na otwarte morze, żeby to naprawić, bo jak nie to on wyśle inną ekipę i obciąży wykonawcę kosztami.

Jak uchronić się przed takimi sytuacjami?

Przede wszystkim, jak skutecznie ograniczyć odpowiedzialność wykonawcy związaną z ryzykiem niewykonania lub nienależytego wykonania umowy lub dochodzenia nie zawsze słusznych roszczeń ze strony zamawiającego? Zwłaszcza w umowach stoczniowych.

Warto rozpocząć od tego, że w relacjach między przedsiębiorcami gospodarki morskiej występują zasadniczo albo pojedyncze zlecenia (nierzadko mające charakter ustnego, drobnego zamówienia jakiejś usługi, ewentualnie w formie elektronicznej), albo pojedyncze pisemne umowy (nieco bardziej rozbudowane i dotyczące na ogół poważniejszych zamówień). Nierzadko umowy te poprzedzane są porozumieniami o zachowaniu poufności (tzw. umowami NDA – Non Disclosure Agreement).

W stałych kontaktach gospodarczych oraz w przypadku zamówień realizowanych dla większych podmiotów występują również umowy ramowe lub Ogólne Warunki Umów, które konkretyzowane są następnie indywidualnymi zleceniami (które się do tych umów ramowych lub OWU odwołują).

Wzajemne prawa i obowiązki oraz odpowiedzialność stron takich umów jest przede wszystkim określana w treści podpisanych dokumentów. Ogólne reguły prawa (np. kodeksu cywilnego) znajdują zastosowanie jedynie uzupełniające, na ogół wtedy kiedy strony danej kwestii same w umowie nie uregulują.

Treść umowy (niezależnie od formy jej zawarcia, czyli niezależnie czy została zawarta ustnie, przez telefon, za pośrednictwem e-maila lub faxu, czy też w tradycyjnej pisemnej wersji) ma zatem dla ograniczenia odpowiedzialności i ryzyka obu stron szczególne znaczenie.

A zatem bardzo ważne jest, aby strony wiedziały „na co się godzą”, a w przyszłości – zwłaszcza w przypadku ewentualnego sporu – były w stanie to wykazać.

W praktyce gospodarczej jedna ze stron (na ogół zamawiający, czyli „ten większy”) wykorzystuje często swoją uprzywilejowaną sytuację organizacyjną i finansową, narzucając szereg zapisów w sposób dość jednostronny i arbitralny.

Co wtedy może robić wykonawca?

Są trzy podstawowe reakcje:

1) przyjęcie oferty wraz z projektem umowy zaproponowanym przez drugą stronę – jest to rozwiązanie proste, zmierzające do przyjęcia i wykonania zobowiązania; nacechowane jednak dużym niebezpieczeństwem i znacznym ryzykiem (w przypadku naruszenia postanowień umowy, która jest sformułowana na korzyść drugiej strony);

2) rezygnacja z umowy – rozwiązanie banalne i proste, niegenerujące dodatkowego ryzyka związanego z nienależytym wykonaniem umowy; wymaga jednak dokładnego rozpoznania zamówienia, jego zakresu, swoich możliwości (organizacyjnych, czasowych i finansowych), a także słabych i mocnych punktów umowy (również pod kątem aktualnej sytuacji i ujemnych konsekwencji braku przyjęcia zamówienia w konkretnym przypadku);

3) podjęcie rozmów negocjacyjnych – rozwiązanie najtrudniejsze, wymagające dodatkowego nakładu pracy w okresie kontraktowania, ale dające możliwość przyjęcia i realizacji umowy ze stosunkowym ograniczeniem konsekwencji ryzyka jej nienależytego wykonania w przyszłości.

Każde z powyższych zachowań ma swoje wady i zalety. Jednak w przypadku woli zawarcia umowy i przyjęcia kontraktu, najlepszym rozwiązaniem jest zawsze podjęcie rozmów negocjacyjnych i to nawet wtedy, gdy zamawiający korzysta z przygotowanych przez siebie OWU lub obszernego projektu umowy, który wydaje się być nienegocjowalny. Co do samej umowy, warto pamiętać, żeby miała ona formę pisemną, a przy mniejszych zamówieniach, aby została potwierdzona chociaż w korespondencji e-mailowej, tak aby można było zrekonstruować prawa i obowiązki obu stron.

Umowa taka powinna określać co najmniej:

1. dane zamawiającego;
2. dane wykonawcy;
3. wskazanie osób odpowiedzialnych za bieżący kontakt pomiędzy stronami, a także ich uprawnienia, co do przyjmowania poszczególnych prac lub zwiększania ich umówionego zakresu (w praktyce często dochodzi do nieporozumień na tym gruncie);
4. szczegółowy zakres prac do wykonania, dobrze jest opisać potencjalne możliwości rozszerzenia zakresu oraz sposobu jego zatwierdzenia albo odmowy zamówienia;
5. sposób wykonania niezbędnych projektów i dostarczenia odpowiednich materiałów (określenie kto jest za odpowiedzialny, czy zamawiający, czy wykonawca; jeżeli zamawiający, to warto pamiętać, aby wykonawca niezwłocznie zgłaszał wszelkie wątpliwości co do treści projektów, zastosowanych technologii czy jakości dostarczonych materiałów; będzie mógł się później uchylić od odpowiedzialności w przypadku ewentualnego sporu na tym gruncie);
6. wysokość wynagrodzenia:
- na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (wynagrodzenie kosztorysowe), albo
- z góry określając maksymalną kwotę wynagrodzenia za ustalony zakres prac (wynagrodzenie ryczałtowe);
7. terminy płatności wynagrodzenia;
8. termin rozpoczęcia i zakończenia remontu (oraz sposób odbioru, np. w oparciu o odpowiedni protokół);
9. okres trwania gwarancji lub rękojmi udzielanej przez stocznię oraz zasady realizacji uprawnień zamawiającego (warto zwrócić uwagę na procedurę uznania odpowiedzialności lub klauzule ograniczające odpowiedzialność związaną z usuwaniem wad np. na pełnym morzu);
10. sposób rozstrzygania ewentualnych sporów (najlepiej w drodze polubownych negocjacji, a następnie za pośrednictwem mediatora, w myśl zasady, że „najgorsza ugoda jest lepsza od najlepszego wyroku”).

W toku rozmów negocjacyjnych przed przyjęciem zamówienia (zwłaszcza przy bardziej rozbudowanych umowach oraz OWU) warto pamiętać dodatkowo o:

1. karach umownych – zawsze warto negocjować ich wysokość, pilnować, aby były odpowiednie i proporcjonalne, dla obu stron umowy; warto wskazywać także górne zakresy łączenia kar umownych;
2. ograniczeniu odpowiedzialności odszkodowawczej (ponad wartość zastrzeżonych kar umownych) do określonej kwotowo granicy lub procentu od wartości zamówienia;
3. próbie zastrzeżenia braku możliwości dochodzenia utraconych korzyści lub tzw. szkód pośrednich związanych z jakąś awarią;
4. warunkach posiadanych polis ubezpieczeniowych z OC przedsiębiorcy; warto dobrze się wczytać czy ubezpieczyciel obejmie ochroną każdy przypadek związany z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy.

Oczywiście każda umowa może rządzić się swoimi własnymi prawami, ale dopiero po sporządzeniu i zastosowaniu takiej check-listy przedsiębiorca jest w stanie w miarę skutecznie ograniczyć ryzyko związane z nienależytym wykonaniem przyjętej przez siebie umowy.

Dobrze spisana umowa ma zatem podstawowe znaczenie. I warto do każdego kontraktu dobrze się przygotować.

Patryk Zbroja

adwokat, żeglarz regatowy (wielokrotny medalista Mistrzostw Polski, aktualnie najwyżej sklasyfikowany polski sternik meczowy w światowego rankingu – poz. 10 na 1161 załogi), prowadzi kancelarię specjalizującą się w obsłudze prawnej przedsiębiorców – w tym przede wszystkim podmiotów gospodarki morskiej i przemysłu jachtowego (www.zbrojaadwokaci.pl), prowadzi również bloga o tematyce wodno-prawnej (www.patrykzbroja.pl).