Ogólne Warunki Działalności Agencji Celnej 2025 (OWDAC 2025) – regulacja współpracy pomiędzy agencjami celnymi, a ich klientami

Ogólne Warunki Działalności Agencji Celnej 2025 (OWDAC 2025) to ważny dokument, który reguluje współpracę pomiędzy agencjami celnymi, a ich klientami. Wzorzec ten, przygotowany przez Polską Izbę Spedycji i Logistyki, ma na celu ujednolicenie standardów w branży, ochronę interesów agencji celnych, a także ograniczenie ryzyka prawnego.

„To pierwsza kompleksowa regulacja Izby dedykowana Agencjom Celnym, która porządkuje zasady współpracy pomiędzy agencjami celnymi, a ich klientami. Przez lat wiele z tych zasad funkcjonowało na zasadzie zwyczaju, ustnych ustaleń czy wzorców rynkowych. My postanowiliśmy to uporządkować – i stworzyć ramy, które będą zrozumiałe, przejrzyste i praktyczne zarówno dla agencji, jak i dla firm zlecających im obsługę celną” – wskazuje jedna ze współautorek OWDAC 2025 - Hanna Woźniak radca prawny, będąca Prawnikiem Polskiej Spedycji i Logistyki. „Agencje celne w przeważającej ilości przypadków, ponoszą wobec organów odpowiedzialność solidarną 
wraz z importerem i tym samym są obciążone ogromnym ryzykiem prawnym. Mam nadzieję, że dokument branżowy będzie dużym wsparciem i pewnego rodzaju tarczą ochronną dla agencji.”- dodaje Magdalena Szumiło, radca prawny.

Najważniejsze punkty z dokumentacji

1. Cel dokumentu

OWDAC 2025 to wzorzec umowny, który reguluje prawa i obowiązki stron w stosunkach pomiędzy agencją celną, a jej zleceniodawcą. Dokument ten nie jest obowiązującym przepisem prawnym, ale musi zostać skutecznie włączony do umowy między stronami, aby miał moc wiążącą.

2. Zasady stosowania wzorca umowy

Wzorzec umowy może być stosowany tylko wtedy, gdy został dostarczony zleceniodawcy przed zawarciem umowy. Ważne jest, aby dokument był zrozumiały i czytelny. Przepisy te muszą być dostosowane do wymogów prawa cywilnego, które mówi, że brak odpowiedzi na ofertę traktuje się jako jej akceptację.

Wymóg doręczenia: Dokumenty wzorca muszą być dostarczone z odpowiednim wyprzedzeniem przed podpisaniem umowy. Dotyczy członków Izby: Zasady te stosuje się tylko w przypadku, gdy co najmniej jedna ze stron jest członkiem Polskiej Izby Spedycji i Logistyki, bowiem OWDAC 2025 zostały przygotowane z myślą o jej członkach. 

– OWDAC 2025 to krok w stronę większej profesjonalizacji relacji gospodarczych i bardzo potrzebna inicjatywa w kontekście zmieniających się realiów kontroli celno-skarbowych oraz rosnących wymagań względem przedstawicieli celnych – podkreśla Joanna Taraszewska-Chmiel, radca prawny.

3. Zakres usług

OWDAC 2025 przedstawia katalog usług, które agencje celne mogą świadczyć, ale jest to katalog otwarty. Oznacza to, że agencja może świadczyć inne usługi, które nie zostały wymienione, ale pod warunkiem, że zostaną one ujęte w umowie.

4. Zasady zawierania umów

Zasady zawierania umowy są precyzyjnie określone, z uwzględnieniem sytuacji, gdy umowa zawierana jest na podstawie oferty agencji celnej lub jej kontroferty. Brak odpowiedzi na ofertę może oznaczać jej automatyczne przyjęcie, niemniej jednak OWDAC 2025 zawierają stosowne zapisy chroniące agencje celne przed automatyzmem zastosowania milczącego akceptu kontroferty zleceniodawcy (§ 4 ust. 5), a co więcej chroniące agencję celną przed przyjęciem na siebie zobowiązań wykraczających swym zakresem poza to, na co strony się wyraźnie umówiły, a także wynikających z samego faktu udzielenia upoważnienia do działania jako przedstawiciel celny zleceniodawcy (§ 3 ust. 2).

5. Rozliczenia i dodatkowe usługi

W przypadku wykonania dodatkowych usług, które nie zostały uwzględnione w umowie, agencja celna ma prawo żądać zapłaty za te usługi oraz poniesione dodatkowe koszty. Dodatkowo, przewiduje się możliwość żądania zaliczek na pokrycie kosztów związanych 
z realizacją usług.

6. Odpowiedzialność agencji celnej

Odpowiedzialność za należności celno-podatkowe: Agencja celna nie ponosi odpowiedzialności za zapłatę należności celno-podatkowych, jeżeli została zwolniona z tego obowiązku przez zleceniodawcę. Zleceniodawca jest zobowiązany do pokrycia wszelkich należności.

Wyłączenie odpowiedzialności: Wprowadzenie szeregu przesłanek zwalniających agencję celną z odpowiedzialności w sytuacjach takich jak nieprawidłowa taryfikacja, błędna dokumentacja przekazana przez zleceniodawcę czy inne szkody spowodowane działaniem zleceniodawcy.

– Jedną z kluczowych zalet OWDAC 2025 jest jasne rozdzielenie obowiązków spoczywających na agencji celnej i jej zleceniodawcy. Dokument eliminuje wiele niejasności, które wcześniej prowadziły do konfliktów, szczególnie w zakresie odpowiedzialności za błędne lub niekompletne informacje. Dzięki temu możliwe jest lepsze zarządzanie ryzykiem prawnym po obu stronach – dokument ten pozwala obu stronom lepiej zrozumieć podział odpowiedzialności oraz oczekiwań w ramach współpracy – zauważa Joanna Taraszewska-Chmiel.

7. Procedury celne

W OWDAC 2025 uregulowane zostały szczegóły dotyczące kilku typowych i najczęściej występujących w obrocie procedur celnych, w tym procedurę dopuszczenia do obrotu, procedurę wywozu, procedurę tranzytu oraz składowanie celne.   

8. Zabezpieczenia i płatności

Agencje celne mają prawo wymagać zabezpieczeń, w tym zaliczek, na pokrycie kosztów związanych z odprawą celną lub kosztów podatkowych. OWDAC 2025 przewidują możliwość korzystania z różnych form zabezpieczeń, takich jak gwarancje bankowe.

9. Ochrona przed ryzykiem

Wprowadzenie zasad dotyczących odpowiedzialności: OWDAC 2025 mają na celu ochronę agencji celnych przed odpowiedzialnością, która może wynikać z nieprawidłowej dokumentacji dostarczonej przez zleceniodawcę.
Zwrot kosztów: Zleceniodawca jest zobowiązany do zwrotu agencji celnej poniesionych kosztów związanych z realizacją umowy, szczególnie w przypadku konieczności zapłaty należności celno-podatkowych.

– W przypadku OWDAC 2025 nie chodzi o to, by agencje celne nie odpowiadały w ogóle za błędne wykonanie usługi, chodzi o to by złagodzić bardzo rygorystyczne zasady odpowiedzialności, które obciążają agencje celne z mocy powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz by zmitygować odpowiedzialność agencji tak, by była współmierna do wynagrodzenia za wykonaną usług”– zauważa Magdalena Szumiło.

10. Postępowania sporne

Dokument wskazuje na możliwość rozwiązywania sporów przez arbitraż, co może być korzystne w przypadku długotrwałych i skomplikowanych procesów związanych z realizacją umowy.

Podsumowanie

OWDAC 2025 to dokument, który stanowi ważny element prawny dla agencji celnych, zapewniając ochronę przed ryzykiem i precyzyjnie regulując zasady współpracy z klientami. Dzięki tym ogólnym warunkom agencje celne zyskują większą pewność w zakresie odpowiedzialności, rozliczeń oraz zabezpieczeń finansowych.  Z drugiej strony, zleceniodawcy są zobowiązani do dostarczenia pełnej dokumentacji i informacji, a także do pokrywania wszelkich dodatkowych kosztów, które mogą pojawić się w trakcie realizacji umowy. Warunki obejmują wszystkie kluczowe elementy współpracy, od zasad przyjmowania oferty, przez odpowiedzialność stron, aż po kwestie związane z dokumentacją, reprezentacją i bezpieczeństwem danych. Co ważne, dokument jest dostosowany do realiów codziennej pracy agencji i zgodny z przepisami prawa celnego oraz cywilnego. Hanna Woźniak podkreśla także elastyczność oraz otwartość na dialog przy pracy nad OWDAC 2025: „To nie jest zamknięty dokument. Traktujemy Ogólne Warunki jako punkt wyjścia do dalszych rozmów i wspólnego budowania jakości w branży. Mamy nadzieję, że OWDAC 2025 stanie się realnym wsparciem dla członków PISIL i krokiem w stronę większej przejrzystości oraz standaryzacji w naszej branży”. 

Red. Hanna Woźniak

fot. Depositphotos