Hierarchia dokumentów w umowach portowych

Porty morskie to akweny i grunty oraz związaną z nimi infrastruktura. Budowa i modernizacja portów wiąże się z wieloma specyficznymi wymaganiami prawnymi oraz technicznymi. W praktyce zawarcie wszystkich wymagań i regulacji w jednym dokumencie nie jest możliwe, a wraz ze wzrostem liczby załączników do umowy rośnie również ryzyko niespójności i sporów.

Czym jest hierarchia dokumentów?

Hierarchia dokumentów to postanowienie, które znajduje się w umowie i reguluje kolejność ich ważności. Wprowadzenie takiego zapisu nie jest obowiązkowe, ale w wielu przypadkach może pomóc w uniknięciu wątpliwości. 

W jakich umowach warto ją wprowadzać?

Właściwie we wszystkich umowach o znacznym stopniu skomplikowania dobrze, żeby takie postanowienie się znalazło. Zwłaszcza, jeśli zrozumienie tematu wymaga wiedzy z różnych dziedzin, a częścią umowy są obszerne załączniki. 

Typowym przykładem mogą być tu umowy o roboty budowlane, w których przypadku konieczne jest wykonanie obiektu co najmniej zgodnie z projektem i wiedzą techniczną. Im bardziej skomplikowana i większa inwestycja, tym więcej dokumentów, w których są obowiązki stron.  Rośnie również ryzyko niespójności między dokumentami, a w konsekwencji sporów, opóźnień oraz roszczeń. 

W przypadku inwestycji portowych zazwyczaj spotyka się szczegółowe specyfikacje techniczne, które mogą wymagać zastosowania konkretnych materiałów (np. odpornych na działanie soli), odpowiedniego fundamentowania w trudnych warunkach gruntowych czy zapewnienia odpowiednich głębokości dla statków.

Na co zwrócić uwagę?

W celu dobrego przygotowania odpowiednich zapisów warto:

1. zebrać zespół specjalistów, których wiedza jest potrzebna z uwagi na przedmiot danej umowy - w przypadku każdej umowy o roboty budowalne będą to co najmniej osoby posiadające wiedzę techniczną, prawniczą oraz rozliczeniową. Zespół taki powinien brać udział w spotkaniach i konsultacjach, które pozwolą na ustalenie ostatecznej treści umowy;

2. zastanowić się jakie dokumenty regulują obowiązki stron - oprócz samej umowy mogą to być również:

załączniki do umowy, np.: 

dokumenty o charakterze technicznym (w szczególności dokumentacja projektowa, Specyfikacje Techniczne Wykonania i Odbioru Robót),

harmonogramy, 

dokumenty wymagane odrębnymi przepisami np. decyzje administracyjne czy dokumenty dotyczące RODO,

inne dokumenty, które formalnie nie są załączane do umowy (np. Specyfikacja Warunków Zamówienia, oferta wykonawcy), ale ich treść jest istotna dla jej prawidłowego wykonania;

3. sprawdzić spójność dokumentów - w razie rozbieżności warto zmienić wątpliwe zapisy (o ile nie jest to niezgodne z przepisami) lub co najmniej skonsultować wątpliwości z drugą strona umowy;

4. zastanowić się nad konsekwencjami możliwych rozbieżności;

5. ustalić hierarchię dokumentów i wpisać ją do umowy; 

6. ustalić skutki rozbieżności i wpisać je do umowy.  

Jak dobrze sformułować zapis?

Treść konkretnego zapisu zależy oczywiście od okoliczności, nie da się zaproponować jednego uniwersalnego. 

Niezłym punktem wyjścia będzie takie rozwiązanie: 

Dokumenty wymienione poniżej, będą uważane, odczytywane i interpretowane jako integralna część niniejszej Umowy, według następującej hierarchii ważności: 1, 2, 3, 4. 

Podsumowanie 

Ustalanie hierarchii dokumentów jest powszechną praktyką w przypadku dużych inwestycji realizowanych w oparciu o tzw. warunki kontraktowe FIDIC lub przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. W przypadku portowych umów o roboty budowlane jest niezwykle istotne dla prawidłowego przebiegu inwestycji. 

Dobre zarządzanie dokumentami pozwala na zachowanie przejrzystości w procesie budowlanym, eliminowanie nieporozumień i umożliwia efektywne zarządzanie ryzykiem. Każdy dokument pełni określoną rolę i wpływa na realizację projektu, dlatego ich odpowiednia organizacja jest fundamentem sukcesu inwestycji portowej.

Oczywiście ustalenie hierarchii dokumentów może znaleźć się też w innych, mniej skomplikowanych umowach. Jeśli dokumenty okażą się spójne, to ta klauzula nie znajdzie zastosowania. Ale w razie choćby niewielkich niezgodności może okazać się kluczowa dla uniknięcia sporów i roszczeń. 

Opracowała: Ewa Lewkowska – Dąbrowska

https://zbrojaadwokaci.pl/specjalizacje/gospodarka-morska/

https://zbrojaadwokaci.pl/specjalizacje/offshore-wind/