pc
Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do10 lat, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej czy domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika - to rozwiązania w ramach tzw. E-akta, które wchodzą w życie 1 stycznia 2019 r.
Nowela niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, czyli tzw. E-akta to część pakietu #100ZmianDlaFirm.
Według ministerstwa przedsiębiorczości i technologii E–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników. Od Nowego Roku pracodawcy, tak, jak przedsiębiorcy w innych europejskich krajach, mogą bowiem przekazać w postaci elektronicznej dane ważne dla ubezpieczonych do ZUS. "To oszczędzi czas pracownikom, gdy będą składać wnioski o emeryturę czy rentę; pracownicy nie będą też musieli gromadzić papierowych dokumentów, gdyż dane niezbędne do przyznania świadczeń będą zgromadzone w ZUS" - tłumaczy MPiT.
Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, ponieważ ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości.
Możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia danego pracownika.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. "Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego" - wyjaśnia MPiT. Dzięki temu, jak tłumaczy resort, pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Pracodawca będzie mógł też skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. "Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników" - podkreśla MPiT. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.
Natomiast dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.
Wraz z wejściem w życie E-akta pracodawca może też przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (dotąd trzeba było przechowywać dokumenty na papierze). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.
Według szacunków MPiT dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą spaść nawet o ok. 200 tys. zł rocznie, biorąc pod uwagę redukcję kosztów pracy, papieru, druku, transportu, przechowywania czy specjalistycznego wyposażenia np. szaf pancernych.
Ustawa wprowadza też jako zasadę wypłatę pensji na konto pracownika; żeby dostać wypłatę w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć stosowny wniosek.
Zegarek najbogatszego pasażera "Titanica" sprzedany za 900 tys. funtów
Niezwykłe zabytki odkryte podczas remontu Żurawia
Thales inauguruje nowe centrum testowe dla fregat typu F126
Konferencja poświęcona morskiej flocie handlowej pod narodową banderą w murach Wydziału Nawigacyjnego UMG
20-lecie Polski w UE. Zwiedzanie latarń morskich 1 maja za złotówkę
Jak przetrwać i ratować na morzu? Ćwiczenia i badania na Bałtyku z udziałem studentów i pracowników uczelni morskich