• <

Uwaga: Od 15 marca 2018 r. sprawozdania finansowe tylko w wersji elektronicznej

Strona główna Prawo, polityka Uwaga: Od 15 marca 2018 r. sprawozdania finansowe tylko w wersji elektronicznej
Uwaga: Od 15 marca 2018 r. sprawozdania finansowe tylko w wersji elektronicznej - GospodarkaMorska.pl

pc

26.04.2018 Źródło: własne

W dniu 15 marca bieżącego roku, weszła w życie ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej jako Ustawa o KRS). Celem nowych regulacji jest ogólna elektronizacja postępowania rejestrowego, jednakże niezwykle istotnym jest fakt, iż od dnia 15 marca 2018 roku złożenie sprawozdania finansowego za rok 2017 (jak również za lata poprzednie) możliwe będzie wyłącznie w formie elektronicznej.

W uzasadnieniu projektu ustawy wskazano, iż wprowadzenie elektronicznej formy wniosków składanych do rejestru przedsiębiorców (i dołączonych do nich dokumentów stanowiących podstawę wpisu) ma znacznie ułatwić złożenie wniosku i komunikację z sądem rejestrowym. Co więcej, tak przyjęte rozwiązanie ma przyspieszyć wydawanie przez sąd rejestrowy stosownego rozstrzygnięcia. Aktualnie, wnioski składane do Krajowego Rejestru Sądowego związane są dla przedsiębiorców z koniecznością wypełniania wielu papierowych formularzy i załączników, w odniesieniu do których nie zawsze mają oni pełną wiedzę. Brak wiedzy po stronie przedsiębiorców bardzo często skutkuje zwrotami wniosków, co w efekcie przedkłada się na oddalenie momentu wydania rozstrzygnięcia przez sąd rejestrowy w danej sprawie.

Od 15 marca 2018 roku koniec ze sprawozdaniami finansowymi na papierze

Ustawą nowelizującą ustawę o KRS i niektóre inne ustawy dodano do ustawy o KRS art. 19e. Zgodnie z ustępem 1 tejże ustawy „Złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości”.

W tym miejscu należy przywołać treść wspomnianego powyżej art. 69 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim dotyczy to takich dokumentów jak:

•    roczne sprawozdanie finansowe,

•    sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,

•    odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

•    ewentualnie – sprawozdanie z działalności.

W efekcie wprowadzonych regulacji prawnych, złożenie rocznych sprawozdań finansowych oraz uchwał w sprawie ich zatwierdzenia oraz podziału zysku, bądź pokrycia straty powinno nastąpić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, który udostępniany jest przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Co więcej, zgodnie z art. 19e ust. 2 Ustawy o KRS „Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem”.

Jak wskazano powyżej, zgodnie z nowym art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, dokumenty przesyłane do KRS muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, co najmniej jednej osoby, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Przedsiębiorców.

W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że przyjęte rozwiązanie nie wyklucza następczej kontroli przez sąd rejestrowy dokumentów finansowych składanych w wersji elektronicznej przez zgłaszającego. Jeżeli sąd rejestrowy uzyska informację, że złożone do Repozytorium dokumentów finansowych przez dany podmiot dokumenty są w istotnym stopniu wadliwe, to wówczas będzie zobligowany z urzędu wszcząć postępowanie o wykreślenie danych niedopuszczalnych (art. 12 ust. 3 ustawy o KRS), bądź wykreślenie danych niezgodnych z rzeczywistym stanem (art. 24 ust. 6 ustawy o KRS).

Problemy ze złożeniem sprawozdań finansowych dla cudzoziemców

Jak wskazano powyżej, zgodnie z nowym art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, dokumenty przesyłane do KRS muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, co najmniej jednej osoby, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Przedsiębiorców.

Treść wprowadzonych przepisów, oznacza, że uczynienie zadość obowiązkowi zgłoszenia dokumentów finansowych, wynikającemu z art. 69 ustawy o rachunkowości jest w praktyce niemożliwe, w przypadku, gdy w zarządzie brak jest osób spełniających kryteria z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS.

W efekcie, złożenie sprawozdania finansowego przez członka zarządu nie posiadającego numeru PESEL nie będzie możliwe. System nie znajdzie bowiem, osoby fizycznej uprawnionej do reprezentacji podmiotu posiadającej nr PESEL. W praktyce, dla takich osób jest to niezwykłe utrudnienie w zakresie złożenia sprawozdań finansowych. Ustawodawca wprowadzając nowe regulacje najwyraźniej nie przewidział powyższej sytuacji i negatywnych implikacji jakie mogą ponosić przedsiębiorcy.

W tym miejscu należy przypomnieć, iż na Członkach Zarządu ciąży ustawowy obowiązek składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego. Fakt sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego nie kończy obowiązków wynikających z zamknięcia roku obrotowego. Sprawozdanie Finansowego musi zostać zatwierdzone i musi zostać złożone do Krajowego Rejestru Sądowego. Podkreślenia wymaga fakt, iż uchybienie obowiązkowi złożenia sprawozdania finansowego związane jest z ponoszeniem odpowiedzialności na gruncie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym bądź na gruncie Ustawy o rachunkowości.

W myśl regulacji wynikające z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym - podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. W efekcie osobom nie posiadającym numeru PESEL tymczasowo utrudniono złożenie dokumentów finansowych. Co więcej, w przypadku, gdy osoby takie nie wywiążą się z ustawowego obowiązku, narażone są potencjalnie na poniesienie odpowiedzialności karnej.

Co ważne, profesjonalny pełnomocnik tj. adwokat czy radca prawny, czy też pracownik biura rachunkowego nie może wypełnić obowiązku zgłoszenia dokumentów finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego.

Rozwiązaniem najprostszym i najkorzystniejszym wydaje się być wystąpienie przez takiego członka zarządu o nadanie numeru PESEL. Należy jednak pamiętać, iż członków zarządu bez numeru PESEL jest ogromna ilość. Niewykluczone zatem, że z uwagi na znaczną ilość składanych wniosków o nadanie numeru PESEL będą one długotrwale rozpatrywane. Nadto, dopuszczalnym rozwiązaniem byłoby powołanie do zarządu osoby posiadającej numer PESEL, jednakże problematyczna kwestią pozostaje obowiązek wynikający z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS w kontekście ujawnienia takiej osoby w rejestrze. 

Wnioski

Obecnie sprawozdania finansowe za 2017 rok jak i za lata poprzednie muszą być złożone przez system teleinformatyczny i nie ma już możliwości składania sprawozdań finansowych w zwykłej formie papierowej - tak jak dotychczas miało to miejsce. Wyjątkiem od powyższej zasady jest składanie sprawozdania finansowego do właściwego Urzędu Skarbowego.

Omawiane zmiany z pewnością uznać należy za rewolucyjne. Dotychczas ogólnie przyjętą praktyką było składanie sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego w formie papierowej. Z danych przekazanych przez Ministerstwa Sprawiedliwości wynika, że w formie elektronicznej robił to tylko 1 % podmiotów wpisanych do rejestru. Formalizm w zakresie wypełniania formularzy nieuchronnie prowadził do sytuacji, w których przedsiębiorca, aby uzyskać wpis do rejestru składa wniosek kilkakrotnie. Ponadto, zanim zostanie on przez sąd uznany, bowiem musi zostać prze sąd zbadany zarówno pod względem formalnym jak i merytorycznym. Tym samym moment dokonania wpisu oddala się w czasie, co stanowi zaprzeczenie zasady szybkości wpisu i pewności obrotu. W związku z czym, ogólną elektronizację postępowania rejestrowego z pewnością należy ocenić jako zmianę korzystną i ułatwiającą przedsiębiorcom prowadzenie działalności gospodarczej.

Wskazać należy, że na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, funkcjonuje wiele spółek prawa handlowego, których członkowie zarządu nie mają numerów PESEL, bo są cudzoziemcami. Dla takich osób nowe regulacje i obowiązkowe składanie sprawozdań finansowych w formie elektronicznej jest zdecydowanie niekorzystne i w praktyce utrudnieniem w wywiązaniu się z obowiązków ustawowych. Niewykluczone, iż na skutek zmian w regulacjach prawnych, Urząd Stanu Cywilnego zostanie zasypany znaczną ilością wniosków, co w praktyce przełoży się na czas wydawania numerów PESEL. W efekcie, uniemożliwi się członkom zarządy na terminowe złożenie sprawozdania do sądu.

Radca Prawny Mateusz Romowicz

Łukasz Pawłuszyński

Więcej informacji znajdą Państwo na stronie kancelaria-gdynia.eu, www.prawo-korporacyjne.pl.

Źródło:
własne
legal_marine_390x100_gif_2020
 Ropa brent 45,87 $ baryłka  3,47% 14:56
 Cyna 17958,00 $ tona 0,44% 3 sie
 Cynk 2286,00 $ tona -0,57% 3 sie
 Aluminium 1679,00 $ tona -0,36% 3 sie
 Pallad 2196,35 $ uncja  0,73% 14:52
 Platyna 980,00 $ uncja  1,98% 14:56
 Srebro 26,78 $ uncja  2,02% 14:56
 Złoto 2033,40 $ uncja  0,43% 14:56

Dziękujemy za wysłane grafiki.