Zasadą jest ubezpieczenie społeczne w kraju w którym się pracuje. Wyjątkiem są pracownicy delegowani, którzy czasowo pracują w innym państwie UE. Mimo wykonywania pracy za granicą, podlegają oni ubezpieczeniom społecznym w państwie z którego są delegowani. A to umożliwia zastosowanie polskich przepisów.

Przed wyjazdem pracownik delegowany otrzymuje wydawane na wniosek pracodawcy zaświadczenie A1. Potwierdza ono, że w czasie pracy za granicą jest nadal ubezpieczony w Polsce. Zakład Ubezpieczeń Społecznych wychodzi naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców m.in przewoźników, upraszczając procedury. Zmiany opierają się na spełnieniu określonych warunków, a nie każdorazowym badaniu tzw. ośrodka interesów życiowych pracownika. Zamknięty katalog wymagań, pozwala przedsiębiorcy już na etapie składania wniosku ocenić, czy otrzyma zaświadczenia, o jakie wnioskuje.

Aby obywatel państwa trzeciego mógł otrzymać zaświadczenie A1, musi legalnie zamieszkiwać w państwie członkowskim i przemieszczać się pomiędzy tymi państwami. Jeśli taka osoba nie zamieszkuje legalnie to nie jest objęta unijnymi przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego i zaświadczenia nie otrzyma. Do wniosku musi dołączyć formularz US-54,,Informacja o legalności zamieszkania obywatela państwa trzeciego” i certyfikat rezydencji „Zaświadczenie o miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych” wydany przez Urząd Skarbowy.  

Żeby ZUS uznał legalność zamieszkania, obywatel państwa trzeciego musi posiadać jeden dokumentów, który uprawnia do pobytu w Polsce: zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE, zezwolenie na pobyt stały lub pobyt czasowy oraz pracę, wizę Schengen lub wizę krajowa wydaną w celu wykonywania pracy. Musi też być rezydentem podatkowym w Polsce (posiadać certyfikat rezydencji podatkowej). Oba te warunki wymienione muszą być spełnione łącznie i są to jedyne bezwzględnie obowiązujące kryteria brane pod uwagę przy ocenie, czy jest spełnione kryterium legalnego zamieszkania

Zmiany obowiązują od 2 maja 2018 r. Na tych zasadach zostaną rozpatrzone pierwszorazowe wnioski, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą oraz wnioski, które wpłynęły przed tą datą, pod warunkiem, że do tej daty nie zostały wydane zaświadczenie A1 bądź decyzja o odmowie jego wydania.