Spory w inwestycjach portowych - alternatywne metody rozwiązywania i postępowanie sądowe krok po kroku

Proces inwestycyjny zmierza do realizacji inwestycji budowlanej, od ustalenia warunków zabudowy, poprzez uzyskanie projektu budowlanego i realizację robót budowlanych, aż do oddania obiektu do użytkowania. Jest z założenia długotrwały, skomplikowany i angażuje wiele podmiotów (zamawiający, wykonawcy, projektanci, inżynierowie kontraktu, podwykonawcy). 

Konflikty zdarzają się wszędzie. Mogą więc pojawić się też na każdym etapie inwestycji: w fazie projektowej, realizacji robót czy korzystania z gwarancji lub rękojmi. Dodatkowo, opiewają na znaczne kwoty i dotyczą skomplikowanych kwestii technicznych.  

Inwestycje w infrastrukturę portową wiążą się z dodatkowymi ryzykami wynikającymi z ich specyfiki i trudnego otoczenia prawnego i technicznego. Przy planowaniu trzeba uwzględnić charakterystykę robót hydrotechnicznych, ryzyka pogodowe, konieczność zachowania ciągłości przeładunków, specyficzne wymogi środowiskowe czy zagrożenia związane z niezinwentaryzowanymi podwodnymi lub podziemnymi przeszkodami. W portach zlokalizowanych w Polsce nierzadko można natknąć się na pozostałości po II Wojnie Światowej, takie jak niewybuchy, przedwojenna infrastruktura czy urządzenia wodne.  

W tracie robót często dochodzi do nieprzewidzianych wcześniej zdarzeń. Mogą wystąpić opóźnienia, konieczność modyfikacji projektu oraz zaskakujące warunki fizyczne. W praktyce, pojawia się na przykład konieczność prac dodatkowych, zamiennych czy też rezygnacji z ich części. Nierzadko rodzą się wątpliwości, co do prawidłowości robót, kolizje, roszczenia podwykonawców czy niespodziewane zmiany przepisów. 

W takich sytuacjach łatwo o nieporozumienie. Dlatego, w tym artykule wyjaśniamy, jak rozwiązywać spory w inwestycjach portowych i dlaczego profesjonalna obsługa prawna ma istotne znaczenie dla bezpieczeństwa i terminowości inwestycji. 

Spory mogą być rozstrzygane alternatywnymi metodami ich rozwiązywania (dalej: ADR) lub w drodze postępowania sądowego.  

    II. ADR

Wśród alternatywnych metod rozwiązywania sporów (ADR) rozróżniamy:  

    1. negocjacje,  

    2. mediacje,  

    3. arbitraż,  

    4. koncyliacje, 

    5. komisje rozjemcze.  

Są one realną alternatywą dla tradycyjnego procesu sądowego. Ich wykorzystanie z reguły umożliwia szybsze, tańsze i bardziej elastyczne rozstrzyganie o konfliktach. 

ADR zyskały też w ostatnich latach na znaczeniu z punktu widzenia zamawiających publicznych i sektorowych. W prawie zamówień publicznych (art. 591-595 ustawy z 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych, dalej: PZP), wprowadzono regulacje, które premiują pozasądowe metody rozwiązywania sporów, również przy udziale Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa (dalej: PGRP). Powinno to rozwiać wątpliwości zamawiających, którzy, w obawie przed uwagami instytucji kontrolujących i utratą dofinansowania, często woleli angażować się w proces sądowy, niż zakończyć spór polubownie. Przepisy przewidują otwarty katalog polubownych sposobów rozwiązywania sporów - można więc wybrać najlepsze, w danych okolicznościach, rozwiązanie.  

Trzeba pamiętać, że każda z metod alternatywnych ma inną specyfikę. Dlatego w dalszej części skupimy się przede wszystkim na negocjacjach i mediacjach.

    1. Negocjacje – szansa na porozumienie bez sądu, mediatoraczy arbitra  

Negocjacje to pierwszy i najważniejszy krok. Uczestnicy procesu inwestycyjnego powinni z nich korzystać zawsze, gdy pojawi się spór, a ich celem powinno być znalezienie rozwiązania akceptowalnego dla obu stron. Co ważne, bez udziału sądu, mediatora czy arbitra. Od negocjacji, z reguły, zaczyna się rozstrzyganie sporu, do którego dochodzi w przypadku wątpliwości co do zgłaszanych roszczeń.  

Kiedy warto negocjować?

Zawsze, gdy zależy Ci na czasie, relacjach i ograniczeniu kosztów. Negocjacje są dyskretne, szybkie i elastyczne – można rozmawiać o wszystkim, co ważne dla projektu. Są świetnym sposobem na zrozumienie stanowiska drugiej strony sporu.  

Jak wyglądają negocjacje w praktyce?

Zazwyczaj każda strona przedstawia swoje żądania i propozycje. W inwestycjach portowych, które charakteryzują się zwykle znacznym stopniem skomplikowania, już na tym etapie warto zapewnić sobie wsparcie techniczne oraz prawne. Doświadczony prawnik może przygotować zestaw możliwych scenariuszy i ocenić ich opłacalność oraz dopuszczalność (zwłaszcza w przypadku stosowania PZP). Profesjonalne wsparcie zwiększa szansę na sukces, eliminuje emocje i skupia się na faktach. 

Korzyści z negocjacji

    • brak dodatkowych kosztów, 

    • pełna poufność, 

    • oszczędność czasu, 

    • utrzymanie relacji biznesowych, 

    • elastyczność rozwiązań, 

    • możliwość zrozumienia intencji drugiej strony, 

    • w przypadku braku porozumienia – dobre przygotowanie do kolejnych etapów rozstrzygnięcia sporu, 

    • brak ryzyka pogorszenia sytuacji stron – w najgorszym razie nic się nie zmieni. 

    2. Mediacje – gdy negocjacje zawiodą, potrzebny jest bezstronny mediator 

Mediacja to dobrowolne postępowanie prowadzone przez neutralną osobę trzecią, która pomaga stronom dojść do porozumienia. Przepisy kodeksu postępowania cywilnego (KPC) premiują mediacje - wprowadzają obowiązek informowania sądu o próbie mediacji i przewidują możliwość skierowania stron do mediacji przez sąd. Można skorzystać z mediacji przed lub zamiast postępowania sądowego, można też w trakcie. Prowadzi się je na podstawie umowy stron lub postanowienia sądu. 

Kim jest mediator?

Mediatorem może być osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta w pełni z praw publicznych. W zależności od przedmiotu sporu oraz oczekiwań stron można zastanowić się nad wyborem mediatora z list organizacji pozarządowych, uczelni czy ośrodków mediacyjnych. Najważniejsze jest to, że mediator jest osobą bezstronną, poza sporem, towarzyszącą stronom w wypracowaniu rozwiązania.

Prokuratoria Generalna Skarbu Państwa

Z perspektywy portów na pewno warto rozważyć mediację przed Prokuratorią Generalną Skarbu Państwa (PGRP). Instytucja ta została powołana do ochrony praw i interesów RP, w tym Skarbu Państwa i mienia państwowego nienależącego do Skarbu Państwa. Prowadzenie mediacji przed PGRP rekomendujemy szczególnie w przypadku inwestycji dofinansowanych ze środków zewnętrznych, realizowanych w oparciu o PZP oraz w odniesieniu do roszczeń, których wysokość jest sporna. Zawarcie ugody przed tym PGRP i zatwierdzenie jej przez sąd redukuje ryzyko uwag instytucji kontrolujących. Jak wynika ze sprawozdania z działalności Sądu Polubownego przy PGRP za rok 2024 liczba wniosków mediacyjnych złożonych do tej instytucji rosła lawinowo na przestrzeni ostatnich lat – z 22 w 2019 r.  do 583 w 2024 r.   

Dlaczego warto spróbować mediacji

Bo jest tańsza i szybsza niż proces, i umożliwia stronom wpływ na rozstrzygnięcie.  

W toku mediacji nie można przegrać – w najgorszym przypadku nie dojdzie do zawarcia ugody. Prawidłowa treść ugody może nie tylko zażegnać spór, ale również zmniejszyć ryzyko kolejnych sporów w przyszłości. Odpowiednia redakcja ugody, w przypadku sporów dotyczących inwestycji portowych, może wymagać specjalistycznej wiedzy prawniczej, technicznej oraz rozliczeniowej. 

W Polsce coraz częściej sądy zachęcają do mediacji, a w sprawach gospodarczych, w tym portowych, mediacja może zakończyć spór nawet w kilka tygodni. Jak wynika ze statystyk opublikowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości (opracowanie pn: „Postępowanie mediacyjne w sprawach gospodarczych w latach 2006 – 2024”) liczba zatwierdzanych przed sądami w ostatnich latach ugód systematycznie rośnie, a odmowa zatwierdzenia występuje niezwykle rzadko. Jednocześnie mediana trwania mediacji przed PGRP w 2024 r. wyniosła 5 miesięcy, a skuteczność w zawieraniu ugód 71% w przypadku mediacji sądowych oraz 86% w przypadku umownych.  

Co można ustalić w mediacji

Praktycznie wszystko – od zmiany harmonogramu prac, przez rozstrzygnięcie roszczeń dotyczących rozliczenia inwestycji, kosztów wydłużonej realizacji, kar umownych, zmianę lub wprowadzenie klauzuli waloryzacyjnej, po zrzeczenie się roszczeń. Dodatkowo treść ugody może w niektórych przypadkach wykraczać poza zakres kognicji w postępowaniu sądowym. Ugodą można uregulować pewne kwestie na przyszłość – np.  wprowadzić nowe kary umowne, czy zmienić kolejne terminy realizacji.  Ugoda zawarta przed mediatorem może być zatwierdzona przez sąd i mieć moc wyroku, a w przypadku postępowania sądowego doprowadzić do jego umorzenia. W praktyce zatwierdzenie takiej ugody z reguły stanowi formalność i umożliwia prowadzenie egzekucji.  

Korzyści z mediacji: 

    • neutralna atmosfera, 

    • ograniczenie kosztów, 

    • możliwość wprowadzenia nowych zasad współpracy na przyszłość, 

    • zachowanie poprawnych relacji, 

    • możliwość szybkiego zakończenia sporu, 

    • uzyskanie tytułu egzekucyjnego (ugoda), 

    • możliwość nadania ugodzie klauzuli wykonalności, 

    • brak ryzyka pogorszenia sytuacji stron – w najgorszym razie, w przypadku braku ugody nic się nie zmieni.  

    3. Arbitraż – kiedy potrzebne jest rozstrzygnięcie specjalistów 

Arbitraż jest alternatywną formą rozstrzygania sporów wobec tradycyjnego postępowania sądowego. Mówimy tu o rozstrzyganiu, a nie o rozwiązywaniu sporu, jak ma to miejsce np. w mediacji. Istotą arbitrażu jest bowiem powierzenie przez strony, na podstawie umowy (zapis na sąd polubowny), kompetencji do rozstrzygnięcia sporu wybranym osobom, a konkretnie specjalistom w dziedzinie, której spór dotyczy.  

Arbitrzy na bazie pozwu i odpowiedzi na pozew oraz w wyniku przeprowadzonego z udziałem stron postępowania wydają wyrok. Wyrok Sądu Polubownego rozstrzygający o żądaniach stron jest ostateczny i może być uchylony jedynie na żądanie strony (art. 1206 KPC). 

W inwestycjach portowych arbitraż stosuje się rzadko – w praktyce mediacje są rozwiązaniem popularniejszym, bardziej efektywnym, ale też z reguły tańszym. Arbitraż jest jednym ze sposobów rozwiązywania sporów przewidzianych w Warunkach Kontraktowych FIDIC oraz stosowanych przez PGRP.  

Zalety arbitrażu 

 
   • poufność postępowania, 

    • wpływ stron na wybór arbitra – może to być specjalista w konkretnej dziedzinie, 

    • postępowanie mniej sformalizowane niż przed sądem powszechnym, 

    • szybkie i ostateczne rozstrzygnięcie sporu, 

    • moc prawna wyroku sądu polubownego – po zatwierdzeniu przez sąd powszechny – na równi z wyrokiem sądu powszechnego. 

    4. Koncyliacje – pomiędzy arbitrażem, a mediacją 

Koncyliacja to próba ugodowego rozwiązania sporu przez niezależnego i bezstronnego koncyliatora. Koncyliator, po zbadaniu sprawy przedstawia propozycję rozwiązania konfliktu, co zbliżone jest do rozstrzygnięcia podejmowanego przez arbitra. Różnica jest jednak taka, że akceptacja zaproponowanego rozwiązania pozostaje wyłącznym uprawnieniem stron. Zadaniem kocyliatora jest opracowanie odpowiednich rozwiązań w formie propozycji koncyliacyjnej, którą zgodziłyby się zaakceptować strony. Koncyliację można przewidzieć przy zawieraniu umowy lub zastosować po zaistnieniu sporu – na podstawie odrębnego porozumienia.  

Koncyliacja a mediacja 

Mediacja jest trójstronnym procesem, kierowanym przez bezstronnego mediatora przy jednoczesnym udziale stron. Mediator pomaga stronom znaleźć rozwiązanie, ale strony same są aktywne w przedstawianiu propozycji i poszukiwaniu porozumienia.  

W przypadku koncyliacji miejsce mediatora zajmuje koncyliator, który po analizie stanowisk oraz roszczeń stron, mocą swojego autorytetu, przedstawia propozycję koncyliacyjną, która ma na celu zakończenie sporu. Sami zainteresowani nie biorą udziału w jej opracowaniu. 

W inwestycjach portowych koncyliację stosuje się rzadko – w praktyce mediacje są rozwiązaniem popularniejszym i bardziej efektywnym, choćby dlatego że umożliwiają większy wpływ na treść rozstrzygnięcia.  

Zalety koncyliacji 

    • poufność postępowania, 

    • szybkość i efektywność rozwiązania sporu, 

    • specjalistyczna wiedza koncyliatora, 

    • uzyskanie przez strony opinii autorytetu zewnętrznego, 

    • brak ryzyka pogorszenia sytuacji stron – w najgorszym razie, przy braku akceptacji propozycji koncyliacyjnej, nic się nie zmieni. 

    5. Komisje rozjemcze - typowe dla kontraktów FIDIC 

Komisje rozjemcze są istotnym elementem kontraktów budowlanych opartych na Warunkach Kontraktowych FIDIC, do których zostały wprowadzone w 1999 r. Mają rozstrzygać spory powstałe w trakcie realizacji kontraktu i weryfikować rozstrzygnięcia inżyniera, zanim spór zostanie skierowany na drogę postępowania arbitrażowego – zazwyczaj droższego i trwającego dłużej niż postępowanie przed komisją.  

W nowych Warunkach Kontraktowych FIDIC z 2017 r.  komisja rozjemcza stała się Komisją Unikania Sporów i Rozjemstwa.  

Można powołać komisję stałą, ale najczęściej, z uwagi na koszty, powołuje się ją dopiero, kiedy zajdzie taka konieczność.  

Komisje rozjemcze w inwestycjach portowych są rzadkością. W praktyce, mediacje są rozwiązaniem popularniejszym i bardziej efektywnym. Na pewno jednak, w umowach opartych na Warunkach Kontraktowych FIDIC warto pamiętać o takiej możliwości, zarówno przy konstruowaniu zapisów, jak i podczas realizacji. 

Zalety komisji rozjemczych 

    • pozwalają uniknąć arbitrażu oraz postępowania sądowego,  

    • szybkość  

    • możliwość powołania osób o wiedzy specjalistycznej 

    III. Postępowanie sądowe  

W tym artykule tradycyjny proces nie bez powodu trafił na koniec. To metoda załatwiania sporów znana każdemu, co często widać, gdy zwaśnione strony grożą sobie nawzajem pozwem. Proces jest także bezpieczną przystanią dla każdego prawnika, dbającego o interesy swojego klienta, którym może być inwestor, wykonawca czy któryś z podwykonawców.  

Warto jednak pamiętać, że decydując się na złożenie pozwu, tak naprawdę wprawiamy w ruch ciężką machinę administracyjną, która potrafi w toku długoletniego postępowania pochłonąć znaczne kwoty. 

Początek procesu 

Czasami strony sporu nie mają wyboru i muszą skorzystać z rozstrzygnięcia sądowego jako ostatecznego sposobu zażegnania konfliktu. 

W tym celu uczestnik sporu musi złożyć pozew we właściwym miejscowo i rzeczowo sądzie. W inwestycjach portowych, właściwy rzeczowo w pierwszej instancji będzie prawie zawsze wydział gospodarczy sądu okręgowego lub rejonowego, w zależności od wartości przedmiotu sporu. 

Z perspektywy miejsca, będzie to z reguły sąd właściwy dla siedziby pozwanego, względnie miejsca inwestycji. Oczywiście umowy mogą dowolnie ustalać właściwość miejscową sądu, co jest częstą praktyką, wykorzystywaną przez stronę silniejszą – dla własnej wygody. 

Czas na pozew

Absolutnie najważniejsze jest prawidłowe sformułowanie pozwu. W postępowaniu gospodarczym, pozew musi spełniać szereg wymogów formalnych, a także merytorycznych, bo obowiązująca, tzw. prekluzja dowodowa, nakazuje by powód maksymalnie precyzyjnie określił swoje roszczenie oraz przedstawił wszystkie istotne dowody już w pozwie. Jeśli tego nie zrobi, sąd ma w zasadzie obowiązek pominąć wszystkie dowody powoływane na późniejszym etapie. Odpada więc możliwość dorzucania dowodów w trakcie postępowania. 

Pozew oczywiście podlega opłacie, która stanowi najczęściej 5% wartości przedmiotu sporu i jest wnoszona na konto sądu. 

Odpowiedź na pozew 

Odpowiedź na pozew nie podlega co prawda opłacie, jednak – dla równowagi – pozwany ma zaledwie dwa tygodnie na jej sformułowanie, licząc od dnia, w którym sąd doręczy mu pozew. Do odpowiedzi na pozew stosuje się te same rygory co do pozwu. Tutaj trzeba również zwrócić uwagę na konsekwencje nieprzedstawienia wszystkich dowodów. 

Postępowanie dowodowe i „roztrząsanie” sprawy 

Po wniesieniu podstawowych pism, w których są stanowiska stron, sąd prowadzi postępowanie dowodowe, w tym przesłuchuje świadków, zapoznaje się z dokumentami, powołuje biegłych, jeśli strony złożyły wnioski o sporządzenie specjalistycznych ekspertyz. 

Przy procesach inwestycyjnych w zasadzie nie zdarza się, żeby sąd orzekał wyłącznie w oparciu o złożone dokumenty. Każda sprawa ma szereg niuansów, wymagających wyjaśnienia przez świadków lub strony, a w związku z zawiłą materią takich sporów, biegli naprawdę mają co robić.

Dowód z opinii biegłego 

To dowód, który przeprowadza się w sytuacji, gdy sąd potrzebuje tzw. wiadomości specjalnych. Wiedza sędziego ogranicza się do prawa, ale nie zawiłych kwestii technicznych. Te mogą wyjaśnić eksperci z listy biegłych prowadzonej przez sądy okręgowe lub biegli ad hoc (powoływani jednorazowo fachowcy z uczelni lub uznanych na rynku firm i instytutów badawczych).  

Dysponentami procesu cały czas pozostają strony, więc to one podejmują decyzje jakich specjalności biegłych chcą powołać. Zadaniem sądu jest głównie badanie opinii pod kątem jej przydatności dla postępowania z punktu widzenia kryteriów opisanych w KPC. Jednocześnie, sąd nie może orzec wbrew opinii biegłego, jeśli ta spełnia kryteria określone w przepisach. 

Ważne jest, że biegli nie pracują za darmo. Sąd – przed przeprowadzeniem takiego dowodu – zażąda od strony wnioskującej (lub czasem od obu) zaliczki na poczet wynagrodzenia biegłego. W sprawach szczególnie zawiłych, wynagrodzenie za jedną opinię może wynieść kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Przy czym opinii może być kilka… 

Nie można też zapominać, że sporządzenie każdej opinii to długotrwały proces, wymagający oględzin, analizy przepisów technicznych i materialnych oraz samego przelania myśli na papier. W tym czasie stronom nie pozostaje nic innego, jak czekać i liczyć, że opinia będzie zbieżna z ich stanowiskiem procesowym. 

Koniec procesu i koszty 

Na zakończenie sprawy, prawnicy podsumowują materiał dowodowy w mowie końcowej, a sąd wydaje wyrok. W wyroku określa kto miał rację i w jakim zakresie, a także orzeka o zwrocie kosztów procesu, obejmujących opłatę od pozwu, koszty opinii biegłych i zryczałtowane koszty zastępstwa procesowego, zależne od ogólnej wartości przedmiotu sporu. Zasadą jest, że to przegrywający powinien zwrócić zwycięzcy koszty, które ten poniósł na prowadzenie procesu. W praktyce ten zwrot pokrywa jedynie część poniesionych kosztów. 

Wydanie wyroku nie zawsze jest końcem sprawy. Przegrywający zawsze może wnieść apelację, która spowoduje, że sprawą niejako od nowa zajmie się sąd wyższej instancji. W pewnych sytuacjach, nawet wyrok drugoinstancyjny może zostać zaskarżony do Sądu Najwyższego w Warszawie.  

W przypadku, gdy żadna ze stron nie wniesie środka zaskarżenia, wyrok uprawomocni się, a wygrywający będzie mógł żądać nadania klauzuli wykonalności i prowadzić egzekucję za pośrednictwem komornika. 

Korzyści procesu sądowego: 

    • szczegółowo uregulowana przepisami procedura, 

    • szybkość postępowania w nieskomplikowanych sprawach, 

    • możliwość skorzystania z wiedzy rzetelnych biegłych, podlegających kontroli sądu, 

    • pozyskanie kompleksowej analizy konfliktu od jego podstaw, przez przebieg aż do zakończenia, w celu wyciągnięcia wniosków na przyszłość, 

    • presja na przeciwniku związana z samym wytoczeniem sprawy przed sąd, a nawet skłonienie go do zawarcia ugody w toku postępowania, 

    • w wielu sytuacjach ostatnia możliwość na rozwiązanie zaognionego sporu. 

    IV. Podsumowanie  

Inwestycje portowe są obarczone wieloma ryzykami — technicznymi, środowiskowymi, pogodowymi, prawnymi i finansowymi. Z reguły charakteryzują się wysokim stopniem skomplikowania, często korzystają z zewnętrznych źródeł finansowania oraz wymagają realizacji w reżimie PZP. Standardem są liczne roszczenia zgłaszane nie tylko przez wykonawców, ale również przez podwykonawców i dalszych podwykonawców. Jednocześnie możliwość wprowadzania zmian w portowych umowach inwestycyjnych bywa ograniczona przez przepisy PZP oraz regulacje związane z dofinansowaniem.  

W konsekwencji, realizacja takich inwestycji wymaga elastyczności, sprawności oraz przestrzegania szerokiego katalogu przepisów. Niedopatrzenia w rozstrzyganiu roszczeń wykonawców, podwykonawców czy dalszych podwykonawców mogą doprowadzić do odstąpienia od umowy, niewykonania jej w terminie, utraty źródła finansowania, długotrwałych sporów sądowych lub uwag instytucji kontrolujących.  

W tych okolicznościach alternatywne metody rozwiązywania sporów zyskują na znaczeniu. Prawidłowe korzystanie z nich to klucz do terminowej realizacji inwestycji portowych.

Kolejnym fundamentem sukcesu przy inwestycjach portowych jest profesjonalna i wyspecjalizowana obsługa prawna na każdym etapie — od umów, przez negocjacje  i mediację, po procedury arbitrażowe lub sądowe. Polubowne sposoby rozwiązywania sporów warto przewidzieć już w trakcie tworzenia umów. W trakcie ich realizacji natomiast trzeba oceniać zasadność zgłaszanych roszczeń oraz odpowiednio reagować, unikając w miarę możliwości postępowania sądowego. Pozwoli to na sprawną i zgodną z przepisami realizację inwestycji oraz zmniejszenie kosztów.  

Opracowali:

Ewa Lewkowska – Dąbrowska 

Bartosz Sierkowski

www.zbrojaadwokaci.pl