Od 25 maja obowiązuje RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Dzięki niemu, przepisy w tym zakresie w całej Unii Europejskiej są jednolite. Rozporządzenie dotyczy również Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przyjmowanie składek, wyliczanie i wypłacanie świadczeń, czy ich waloryzowanie wiąże się bowiem z przetwarzaniem danych osobowych.

Zasadniczym celem RODO jest ochrona podstawowych praw i wolności osób w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
ZUS przetwarza danie osobowe na podstawie przepisów krajowych i unijnych. W ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych opisano cele dla których ZUS to robi.  Należą do nich m. in. gromadzenie i aktualizowanie danych  na kontach ubezpieczonych oraz danych dotyczących świadczeniobiorców, którym są przyznawane lub wypłacane świadczenia, czy przyjmowanie i rozpatrywanie spraw, z którymi zwracają się klienci.

Gromadzone i przetwarzane przez ZUS dane stanowią prawnie chronioną tajemnicę. ZUS nie może ujawniać danych klientów w celach komercyjnych czy marketingowych. Każdy klient ma prawo, by uzyskać dostęp do swoich danych osobowych. Może też zażądać ich sprostowania. Wnioski można składać osobiście w placówce ZUS, elektronicznie za pośrednictwem PUE ZUS albo listownie.

Najszybszy dostęp do swoich danych w ZUS można uzyskać za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych  ZUS, czyli PUE. Jeżeli nie czujemy się na siłach albo po prostu nie mamy na to czasu, możemy skorzystać z upoważnienia innej osoby, aby dokonywała wszelkich w ZUS czynności za nas. Przy nadawaniu i odwoływaniu pełnomocnictwa w ZUS można skorzystać z gotowego formularza ZUS PEL. Jeśli przedsiębiorca ma podpis elektroniczny, może wysłać formularz przez Internet z konta PUE. Pozostali mogą go dostarczyć tradycyjną pocztą albo osobiście.

Przedsiębiorcy zazwyczaj upoważniają do kontaktów z ZUS pracowników albo pracowników biur rachunkowych. Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne już pełnomocnictwo. Często jednak jest to zaniedbywane. Powoduje to sytuacje, gdy jeden płatnik składek ma w danych ZUS pełnomocnictwa dla kilku osób, niekiedy z różnych biur, z którymi prawdopodobnie od dawna nie współpracuje. W pierwszym kwartale tego roku do ZUS w woj. pomorskim wpłynęło 11 tysięcy dokumentów ustanawiających pełnomocnika i jedynie 551 wniosków odwołujących upoważnienia.