Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej czy domyślne przekazywanie pensji na konto pracownika – przewiduje ustawa e-acta, która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r.

"E–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników. Pracodawcy zaoszczędzą i będą mieli mniej obowiązków, a pracownicy - większe bezpieczeństwo - przekonywała podczas czwartkowej konferencji prasowej minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz.

Ustawa dotycząca elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych (tzw. e-acta) to część pakietu #100ZmianDlaFirm.

"Przewiduje skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat i w ramach realizacji programu od papierowej do cyfrowej Polski brak konieczności przechowywania ich w wersji papierowej na rzecz wersji cyfrowej" - wyjaśniła Emilewicz.

Szefowa MPiT mówiąc o korzyściach tego rozwiązania wskazała m.in. na brak konieczności poszukiwania dokumentów u byłych pracodawców. "Dokumenty pracownicze będą w dyspozycji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych" - mówiła. Chodzi, jak powiedziała, o dokumentację niezbędną do ustalenia wysokości świadczeń emerytalnych czy rentowych. Zaznaczyła, że pracownik będzie miał również możliwość uzyskania kopi tych dokumentów w każdym momencie.

Jak powiedziała Emilewicz, skrócenie czasu przechowywania akt oraz ich cyfryzacja oznacza oszczędność ok. 130 mln zł rocznie. "Dla pracodawcy, który zatrudnia ok. 500 pracowników to redukcja kosztów o ok. 200 tys. zł rocznie" - mówiła.

Obecny na czwartkowej konferencji wiceszef MPiT Mariusz Haładyj zaznaczył, że obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez 50 lat był wskazywany przez przedsiębiorców jako "jeden z największych absurdów biurokratycznych polskiego prawa". "Teraz to państwo przejmie na siebie obowiązek przechowywania danych" - podkreślił.

Ustawa ma wprowadzić też jako zasadę wypłatę pensji na konto pracownika. Jak mówił w czwartek wiceminister rodziny, pracy i polityki społecznej Marcin Zieleniecki, żeby dostać wypłatę w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć stosowne oświadczenie. Dziś jest odwrotnie - domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce.

Zieleniecki zaznaczył, że w Polsce jest obecnie ok. 1 mln płatników płacących składki za innych ubezpieczonych - głównie będących pracownikami, a także zleceniobiorcami. "Ci pracodawcy prowadzą dokumentację pracowniczą dla ponad 11 mln ubezpieczonych" - wskazał.

Jak wyjaśniała podczas konferencji prezes ZUS prof. Gertruda Uścińska, Zakład Ubezpieczeń Społecznych kończy przygotowania do wdrożenia nowych przepisów dotyczących elektronizacji dokumentacji pracowniczej. "Trwają ostatnie prace techniczne przy systemie informatycznym ZUS, który od 1 stycznia 2019 r. będzie gromadził szerszy zakres danych dotyczących osób ubezpieczonych, a które prześlą pracodawcy" - mówiła. Według Uścińskiej pracownicy Zakładu niebawem rozpoczną szkolenia, by już wkrótce wesprzeć pracodawców w realizacji nowych przepisów. "Niebawem we wszystkich placówkach ZUS pojawią się materiały informacyjne dla przedsiębiorców, które przybliżą, w sposób możliwie najprostszy, nowe zasady przekazywania danych ubezpieczonych do ZUS" - powiedziała.

Główny Inspektor Pracy Wiesław Łyszczek zapewnił podczas konferencji, że inspekcja pracy w pierwszym okresie będzie pomagać pracodawcom w zrozumieniu nowych przepisów. "Nie będzie stosować sankcji z tego tytułu; na pewno w dalszym etapie tak" - mówił.

Aby zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia danego pracownika - wyjaśnił resort przedsiębiorczości.

Jak czytamy w komunikacie MPiT, dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). "Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu" - podkreślono.

W myśl nowych rozwiązań pracodawca będzie mógł skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. "Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość (niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników). Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat" - wyjaśniło MPiT.

Natomiast dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywać 50 lat.

Jeśli pracodawca zdecyduje się przechowywać od 1 stycznia 2019 r. dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym - wyjaśniło MPiT. "Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego" - podkreślono.